Struktur Penulisan Surat Resmi Bahasa Inggris Yang Benar

gambar struktur penulisan surat 

Struktur Penulisan Sebuah Surat Resmi

Jika Anda sedang menulis alamat pada suatu Surat Resmi, maka yang harus anda benar-benar perhatikan adalah hal-hal berkaitan dengan isi surat dan gaya atau format surat yang akan anda buat nantinya. Hal terpenting lainnya yang juga harus anda perhatikan adalah ketika anda menggunakan format penulisan surat American English, sehingga secara keseluruhan surat, mulai dari baris awal hingga akhir harus benar-benar seragam. Begitu juga jika anda memilih untuk menggunakan format penulisan British English, maka keseluruhannya juga harus sama.

NOTE : 

"pastikan anda sudah mahir berbahasa inggris, meski pasif, yang penting penulisan bahasa inggris harus benar !! jika belum mahir bahasa inggris BELAJAR !! anda bisa mulai Belajar 16 Tenses, pada situs TensesBahasaInggris,Net, menurut saya situs tersebut sudah bagus dan SANGAT SIMPLE sehingga mudah PAHAM"

Business Letter  (surat bisnis atau surat resmi) yang BAIK dan BENAR

Di bawah ini akan dijelaskan bagaimana cara penulisan Business Letter dalam Bahasa Inggris yang benar:

(jangan remehkan materi surat resmi, karena UN bisasanya muncul soal2 mengenai surat resmi, baca juga : Tips Belajar Untuk Persiapan UN Bahasa Inggris)

1. LETAK ALAMAT PENGIRIM DAN TANGGAL

Pada British English, alamat dan tanggal diletakkan di sudut kanan atas seperti contoh di bawah ini:

Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455 25 January 2012

(baca juga : Pembahasan Descriptive Text)

Pada format surat American English, posisi alamat pengirim diletakkan di:

• Sebelah kiri, di bawah tanggal, atau
• Di akhir surat, di bawah tanda tangan

January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455

atau

SincerelyJames Hutauruk Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455

2. LETAK ALAMAT PENERIMA

Sebelum membahas dimana posisi alamat penerima, ada baiknya anda perhatikan terlebih dahulu hal-hal berikut ini:

Urutan dalam penulisan Penerima surat Bahasa Inggris adalah sebagai berikut:

Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr …
Nomor Rumah, jalan
Lokasi
Kode area
NEGARA (huruf besar semua)

Pada format surat British English, letak penerima surat sejajar dengan tanggal seperti contoh di bawah ini:

Mr. James Hunt 46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN

25 January 2012

Sedangkan format American English, letak alamat penerima yaitu diletakkan 2 baris di bawah alamat pengirim (atau 2 baris dibawah tanggal jika posisi alamat pengirim diletakkan dibawah tanda tangan).

January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455 Mr. James Hunt 46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN

atau

January 25, 2012Mr. James Hunt 46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN —- isi surat —- Sincerely James Hutauruk Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455

3. SALAM PEMBUKA

Di bawah ini akan dijelaskan bagaimana cara penulisan Salam Pembuka sesuai aturan Business Letter dalam menggunakan Bahasa Inggris. Ingat ya, kita harus konsisten, kalau tanggal, dalam format surat British English, maka keseluruhan surat harus sesuai format yang sama. dan juga sebaliknya.

JIKA ANDA TAHU NAMA ORANGNYA:

Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga

Contoh: Dear Mr Miller

Anda juga bisa menuliskan nama lengkapnya, namun anda harus menghilangkan gelarnya terlebih dahulu (Mr/Mrs). Hal ini akan sangat berguna apabila Anda tidak mengetahui jenis kelamin orang yang anda tuju.

Contoh: Dear Chris Miller

JIKA ANDA TIDAK TAHU NAMA ORANGNYA:

Ada beberapa cara yang bisa anda gunakan untuk menulis Salam Pembuka jika Anda tidak tahu nama orang yang Anda tuju, contohnya seperti di bawah ini:

a. British English

• Dear Sir / Dear Sirs   = Jika penerimanya laki-laki
• Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
• Dear Sir or Madam  = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya

b. American English

• Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
• Ladies  = Jika penerimanya perempuani
• Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya, atau
• To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya

TANDA BACA

Pada format surat British English, jangan gunakan tanda baca apapun, atau gunakan saja tanda koma

• Dear Mr Miller
• Dear Mr Miller,

Pada format surat American English, anda gunakan tanda baca “titik dua”

• Dear Mr. Miller:

4. PERIHAL (SUBJEK)

Anda sudah tahu pastinya setiap surat memiliki perihal atau tujuan masing-masing, Tujuan dari penulisan “Perihal” adalah supaya penerima surat mendapat mengetahui maksud/ tujuan apa sebenarnya surat yang ia terima itu ?. Ada 3 (tiga) hal yang harus Anda perhatikan dalam penulisan Perihal surat, yaitu:

• Gunakan “Subject:” atau “Re:”
• Tuliskan perihalnya dalam “Cetak Tebal”
• Tulis Perihal dalam Huruf Besar

Coba perhatikan perbedaan penulisan “Perihal” antara British English dan American English seperti di bawah ini:

a. British English

Letaknya berada diantara Salam Pembuka dan Isi Surat, seperti di bawah ini:

Dear Mr. HuntSubject: Request No. 145 Referring to your …

b. American English
Letaknya berada sebelum salam pembuka, seperti di bawah ini:

Subject: Request No. 145Dear Mr. Hunt: Referring to your …

5. ISI

Bagian surat yang paling penting yaitu Isi, Isi surat merupakan hal yang penting dalam penulisan Business Letter atau surat resmi. Isinya harus benar-benar mewakili semua dari apa yang anda ingin sampaikan melalui surat tersebut. Jangan lupa untuk memperhatikan tata krama. Berikut ini adalah beberapa panduannya:

• Awali dengan huruf besar setia pawal kalimat.
• Tulisan dalam Business Letter harus rata kiri.
• Berikan 1 spasi untuk tiap paragraf baru.

ISI

• Paragraf pertama: Pengantar dan alasan mengapa Anda menulis surat tersebut.
• Paragraf berikutnya: Jelaskan secara terperinci alasan Anda mengirimkan surat kepadanya, termasuk latar belakang, dan lain-lain yang dianggap perlu.
• Paragraf Terakhir: Simpulkan sekali lagi alasan Anda dan harapan kepada penerima surat

6. SALAM PENUTUP

Bayangkan jika surat tidak memiliki salam penutup ? pasti anda akan jengkel melihatnya, betapa tidak sopannya si pengirim surat ini ? apalagi dalam urausan resmi seperti bisnis, ya kan ?

Salam Penutup sangat berhubungan erat dengan Salam Pembuka. Biasanya ada beberapa aturan main yang harus selalu anda perhatikan. Penyajiannya juga akan berbeda antara British English dan American English, penjelasannya berikut ini:

British English

• Jika Anda memakai nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam penutupnya adalah “Yours sincerely” atau “Sincerely yours”.
• Jika Anda tidak menggunakan nama penerima pada Salam Pembuka, maka Salam Penutupnya adalah “Yours faithfully” atau “Faithfully yours”.

American English

biasakan untuk menggunakan “Sincerely” atau “Sincerely yours”, untuk semua kasus, yaitu mau Anda gunakan nama penerima ataupun tidak.

Jika pada Email, Anda dapat gunakan berikut ini untuk Salam Penutupnya:

• Regards
• Kind regards
• Best wishes

7. LAMPIRAN

Kadangkala kita sering pula mengirimkan surat beserta dengan lampiran suratnya. Setidaknya ada dua cara yang bisa anda gunakan untuk menyatakan bahwa surat anda tersebut memiliki lampiran, yaitu:

1. Menyebutkan satu persatu lampirannya, atau
2. Hanya menuliskan “Enclosure” tepat di bawah nama penanda tangan surat.

KESIMPULAN:

Perhatikan format atau struktur penulisan Business Letter “British English” di bawah ini:

	Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455
Mr. James Hunt 46B Park Avenue London 267BK GREAT BRITAIN	25 January 2012
Dear Mr. HuntSubject: Request No. 145 Referring to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we described in the enclosure. We thank you and look forward to hearing from you soon. Sincerely, James Hutauruk Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455  Enclosure

Perhatikan format atau struktur penulisan Business Letter “American English” di bawah ini:

January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455 Subject: Request No. 145 Dear Mr. Hunt: Referring to your request No. 145, we inform you that the materials you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you request our new product as we described in the enclosure. We thank you and look forward to hearing from you soon. Sincerely, James Hutauruk Indonesia Sejahtera Selalu, PT 99 Jl. Belitung Jaya, Medan North Sumatra, INDONESIA 20223 Tel +626217335455  Enclosure

Ok mungkin itu saja, Terima kasih.

Tweet